6 cách thông minh để quản lý hộp thư đến và quá tải email của bạn

0
9


Nhân viên văn phòng dành hàng ngàn giờ mỗi năm để chăm sóc các hộp thư email được đóng gói và một số nghiên cứu cho thấy rằng một phần tư ngày làm việc được dành cho việc lọc thông qua các tên lửa kỹ thuật số. Mặc dù văn bản và tin nhắn tức thời, quy tắc email.

Một số người chuyển sang phần mềm chuyên dụng, chẳng hạn như CleanEmail, có thể giảm triệt để các thư tương ứng và tin nhắn chưa mở. Nhấn hoặc nhấp vào đây để tìm hiểu làm thế nào nó có thể giúp bạn tự động lọc qua rác.

Trong khi bạn đang xem xét kỹ email của mình, có lẽ đã đến lúc đánh giá xem bạn có sử dụng chương trình email tốt nhất hay không. Nhấn hoặc nhấp để xem chương trình miễn phí yêu thích của tôi hoạt động với máy Mac, PC, Linux, iPhone và Android.

Là một doanh nhân bận rộn, đây là một vài chiến thuật tôi sử dụng để hợp lý hóa email của mình và tiết kiệm khối lượng lớn thời gian.

1. Quy tắc một phút

Email mất rất nhiều thời gian và rất dễ để trì hoãn. Vì vậy, tôi đã đặt ra quy tắc một phút: nếu một tin nhắn chỉ cần một câu hoặc thậm chí là một câu trả lời một từ, tôi sẽ trả lời nó ngay lập tức. Mặt khác, tôi gắn cờ email là một cái gì đó để chăm sóc khi tôi có nhiều thời gian hơn.

Gmail làm cho điều này thậm chí dễ dàng hơn, nhờ chức năng tự động hoàn thành của nó. Google sử dụng các thư tương ứng trước đây của bạn để đoán đoán những gì email của bạn sẽ chứa. Chiến công này có thể hữu ích, đặc biệt đối với email yêu cầu ít ngữ cảnh hoặc hình thức, và nó làm cho quy tắc một phút thậm chí còn dễ dàng hơn để ban hành.

LIÊN QUAN: Nhận được nhiều hơn từ email của bạn. Nhấn hoặc nhấp vào 5 bản hack để bảo vệ quyền riêng tư của bạn, tiết kiệm thời gian và chặn các tài khoản gây phiền nhiễu.

2. Im lặng điện thoại của bạn

Trong một ngày bận rộn, một lũ thông báo liên tục gây hại nhiều hơn là tốt. Bạn liên tục phải dừng những gì bạn làm và kiểm tra điện thoại của bạn. Thay vì ưu tiên các nhiệm vụ và vượt qua chúng, bạn nhảy giữa cái này và cái khác.

Đôi khi, bạn phải bỏ qua điện thoại của bạn. Đầu tiên, bạn có thể tắt thông báo riêng cho nhiều ứng dụng của mình, bao gồm cả email, ứng dụng này vẫn sẽ giúp bạn có thể nhận cuộc gọi. Bạn cũng có thể tắt tiếng điện thoại của mình, mặc dù tầm nhìn của thông báo đẩy có thể tiếp tục làm bạn mất tập trung. Bạn cũng có thể tắt nó đi, nhưng nó sẽ mất một phút để khởi động lại.

Một kỹ thuật tôi thấy hữu ích là Chế độ trên máy bay. Điều này cho phép bạn tắt điện thoại nhanh chóng, sau đó kích hoạt lại và nhận tất cả thông báo cùng một lúc.

Trên iPhone, nó dễ như Cài đặt >> Máy bay Chế độ, sau đó chuyển đổi qua lại. Trên Android, vuốt xuống để tìm Cài đặt nhanh >> Chế độ máy bay.

LIÊN QUAN: Spam có lẽ là email lớn nhất của bạn. Tôi cũng ghét nó. Nhấn hoặc nhấp để biết các cách dễ dàng để cắt giảm thư rác trong hộp thư đến của bạn.

3. Cắt rác

Bộ lọc thư rác giúp dọn sạch thư rác thực tế và lừa đảo – nhưng còn những thư nối tiếp bạn chưa bao giờ thực sự đọc thì sao? Chúng có thể đến từ các liên hệ, công ty và tổ chức hợp pháp. Nhưng nếu bạn thậm chí không bao giờ mở những bản tin đó, tại sao cứ tiếp tục nhận chúng?

Đối với các email hàng loạt, một liên kết hủy đăng ký hầu như luôn được bao gồm ở phía dưới. Chỉ mất vài giây, và hy sinh sự tương ứng đó có thể giúp bạn có thêm thời gian và sự an tâm. Chỉ cần nghĩ: Marie Kondo sẽ làm gì?

Tôi biết rất nhiều về email. Tôi gửi 40 triệu bản tin email hàng tháng cho những người như bạn về một loạt các chủ đề công nghệ. Nhận tin tức công nghệ, mẹo về lối sống kỹ thuật số và lời khuyên đáng tin cậy mà bạn cần trực tiếp đến hộp thư đến của mình. Nhấn hoặc nhấp vào đây để thử bản tin miễn phí của tôi.

4. Đặt nó và quên nó đi

Cả Microsoft Office và Gmail đều có các chức năng đặc biệt để giúp bạn sắp xếp email của mình. Với Gmail, bạn có thể tạo nhãn; chúng hoạt động như các thư mục, phân loại hàng loạt email bạn nhận được, chẳng hạn như thông cáo báo chí, hóa đơn và thông tin liên lạc từ các đối tác kinh doanh chính hoặc tin nhắn từ các trưởng bộ phận.

Để tạo nhãn trong Gmail:

1. Nhấp vào Biểu tượng bánh răng và bấm vào Cài đặt.
2. Đi đến Nhãn chuyển hướng.
3. Tìm và nhấp Tạo nhãn mới.
4. Tên nhãn.
5. Bấm Tạo nên.

Các nhãn sẽ hiển thị trên khung đọc bên trái của hộp thư đến của bạn. Bây giờ bạn có thể tự di chuyển email vào đúng vị trí. Đây là cách thực hiện:

1. Mở Thông điệp.
2. Nhấp vào Nhãn biểu tượng phía trên tin nhắn (nó trông giống như một thẻ).
3. Kiểm tra từng Nhãn để thêm hoặc nhập Nhãn mới.

Bạn cũng có thể tự động hóa quy trình:

1. Nhấp vào dấu mũ trong Tìm kiếm hộp thư điện tử và một hình thức thả xuống sẽ xuất hiện.
2. Chèn Tiêu chí cho nhãn / thư mục của bạn.
3. Nhấp Tạo bộ lọc với tìm kiếm này
4. Áp dụng nhãn bằng cách nhấp vào Chọn nhãn thả xuống
5. Bấm Tạo bộ lọc để tiết kiệm.

Nếu bạn sử dụng Microsoft Outlook, việc dễ nhất là tạo các thư mục. Sau đó, khi bạn nhận được email, bạn có thể kéo chúng theo cách thủ công vào thư mục thích hợp và gắn dấu sao cho các thư quan trọng trong một danh mục cụ thể. Hoặc bạn có thể tạo quy tắc để thư tự động xuất hiện trong thư mục chính xác.

LIÊN QUAN: Trở thành một bậc thầy Microsoft Office. Nhấn hoặc nhấp để biết các thủ thuật chuyên môn để tận dụng tối đa Word và Excel.

5. Các phương thức giao tiếp khác

Email là hoàn hảo để truyền tải thông điệp kỹ lưỡng, chu đáo. Nhưng đôi khi bạn cần có một cuộc trò chuyện thực tế và chờ đợi phản hồi có thể đốt cháy thời gian quý giá. Trong văn phòng của riêng tôi, chúng tôi sử dụng Google Hangouts để liên lạc giữa các máy trạm, nhưng có rất nhiều phương pháp khác để liên lạc nhanh chóng, từ Skype đến Messenger đến Slack.

Mặc dù email là phản hồi đầu gối của chúng tôi, chúng tôi thường quên rằng một cuộc gọi điện thoại thực tế cũng có thể là hiệu quả nhất.

Nhớ lấy điều này. Nếu email dài hơn hai đoạn, nó có thể đảm bảo một cuộc gọi điện thoại. Và tôi có một quy tắc khác với đội của tôi. Nếu tôi yêu cầu bạn làm một cái gì đó, khi bạn đã hoàn thành nhiệm vụ, tất cả những gì tôi cần là một câu trả lời một từ: Xong.

6. Đồng bộ hóa thiết bị

Email của bạn có khả năng trải rộng trên nhiều thiết bị. Khi bạn gửi, nhận hoặc xóa một email trên một thiết bị, điều đó rất quan trọng để giữ cho dòng công việc đó nhất quán với các thiết bị khác. Bằng cách đó, bạn không bỏ lỡ những tin nhắn quan trọng hoặc gây nhầm lẫn cho người khác.

Để thiết lập đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị của bạn, hãy truy cập trang web Gmail của bạn trên máy tính để bàn và nhấp:

1. Nhấp vào Hộp số biểu tượng và nhấp Cài đặt.
2. Chọn Chuyển tiếp và POP / IMAP từ menu trên cùng.
3. Trong quyền truy cập IMAP, Bật Pop cho tất cả thư, Bật IMAP.
4. Cuộn xuống và chọn Lưu thay đổi.

Trong cùng một menu, bạn sẽ tìm thấy một liên kết để định cấu hình truy xuất thư thông qua các nền tảng khác. Điều này rất quan trọng khi cố gắng truy cập tài khoản của bạn thông qua các bên thứ ba như Thunderbird hoặc thông qua ứng dụng Thư gốc trên iPhone. Nó dễ dàng hơn nhiều để thiết lập bằng ứng dụng Gmail chính thức được tải sẵn trên điện thoại Android, cũng có sẵn cho iOS trong Apple App Store.

Nếu bạn sử dụng Microsoft Outlook tại nơi làm việc và hộp thư bạn muốn đồng bộ hóa nằm trên máy chủ Exchange của công ty, thì tốt nhất là đưa các thiết bị đến bộ phận CNTT của bạn. Họ có thể cung cấp cho bạn tên miền và thông tin khác bạn cần để thiết lập hộp thư trên các thiết bị khác.

Và trong khi bạn ở đó, hãy nói với bộ phận CNTT của bạn rằng họ đã đánh giá cao. Họ giữ tất cả email của bạn trôi chảy để bạn có thể hoàn thành công việc của mình.

Những câu hỏi về lối sống kỹ thuật số nào bạn có? Gọi chương trình phát thanh quốc gia Kim tôn và chạm hoặc bấm vào đây để tìm nó trên đài phát thanh địa phương của bạn. Bạn có thể nghe hoặc xem Triển lãm Kim Komando trên điện thoại, máy tính bảng, tivi hoặc máy tính của bạn. Hoặc nhấn hoặc nhấp vào đây để xem podcast miễn phí.

Bản quyền 2019, Giải trí đa phương tiện Weststar. Đã đăng ký Bản quyền.

Tìm hiểu về tất cả các công nghệ mới nhất trên Triển lãm Kim Komando, chương trình trò chuyện cuối tuần lớn nhất của quốc gia. Kim nhận cuộc gọi và phân phối lời khuyên về lối sống kỹ thuật số ngày nay, từ điện thoại thông minh và máy tính bảng đến quyền riêng tư và dữ liệu trực tuyến. Để biết các mẹo hàng ngày, bản tin miễn phí và hơn thế nữa, hãy truy cập trang web của cô tại Komando.com.



Nguồn Foxnews

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây