Bài đăng này được mang đến cho bạn với sự hợp tác trả phí với QuickBooks
Truy cập đám mây có nghĩa là phần mềm kế toán chạy hoàn toàn trực tuyến, với dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ từ xa thay vì trên máy tính cục bộ. Các nhóm đăng nhập thông qua trình duyệt web để cộng tác làm việc từ tập dữ liệu được chia sẻ trong thời gian thực. Điều này giúp loại bỏ xung đột phiên bản, loại bỏ nhu cầu gửi tệp qua email và đảm bảo mọi người đều nhìn thấy thông tin giống nhau.
Video được đề xuất
QuickBooks trực tuyến cũng bao gồm quyền dựa trên vai tròcập nhật tự động và mã hóa, giúp hoạt động cộng tác từ xa trở nên nhất quán và an toàn hơn.
Bài học chính
- Truy cập đám mây cho phép các nhóm làm việc trong thời gian thực từ bất kỳ vị trí nào
- Quyền dựa trên vai trò bảo vệ dữ liệu tài chính nhạy cảm
- Cập nhật tự động loại bỏ nhu cầu bảo trì cục bộ
Truy cập đám mây cho hệ thống kế toán là gì?
Truy cập đám mây có nghĩa là phần mềm kế toán chạy hoàn toàn trực tuyếnvới dữ liệu được lưu trữ trên các máy chủ từ xa do nhà cung cấp phần mềm quản lý thay vì trên một máy tính hoặc máy chủ văn phòng. Người dùng đăng nhập thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng di động và làm việc từ tập dữ liệu được chia sẻ cập nhật theo thời gian thực.
Nhà cung cấp chịu trách nhiệm cập nhật, sao lưu, vá lỗi bảo mật và bảo trì cơ sở hạ tầng. Điều này loại bỏ nhu cầu chuyển tệp thủ công hoặc quản lý phiên bản và đảm bảo các nhóm phân phối luôn có quyền truy cập vào thông tin tài chính cập nhật, nhất quán.
Cách thiết lập QuickBooks Online cho các nhóm từ xa
- Chọn gói đăng ký phù hợp. Chọn gói QuickBooks Trực tuyến hỗ trợ số lượng người dùng mà nhóm của bạn yêu cầu và bao gồm các tính năng bạn cần.
- Chỉ định quản trị viên công ty. Chỉ định quản trị viên sẽ quản lý tài khoản người dùng, quyền và ứng dụng được kết nối.
- Tạo tài khoản người dùng với cấp độ truy cập phù hợp. Thêm từng thành viên trong nhóm bằng thông tin đăng nhập của riêng họ và chỉ định các quyền dựa trên vai trò phù hợp phù hợp với trách nhiệm của họ.
- Xác minh khả năng tương thích của trình duyệt và thiết bị. Xác nhận rằng tất cả người dùng đều có các trình duyệt được hỗ trợ (ví dụ: Chrome, Firefox, Safari, Edge) và kết nối Internet đáng tin cậy.
- Kết nối tài khoản ngân hàng và tích hợp. Liên kết nguồn cấp dữ liệu ngân hàng, bộ xử lý thanh toán và nền tảng thương mại để mọi người làm việc từ cùng một dữ liệu giao dịch.
- Di chuyển dữ liệu hiện có nếu cần. Nhập biểu đồ tài khoản, danh sách khách hàng và nhà cung cấp cũng như lịch sử giao dịch nếu bạn chuyển từ hệ thống khác.
- Bật xác minh hai bước. Kích hoạt xác thực hai yếu tố cho tất cả người dùng để thêm lớp bảo mật thiết yếu cho truy cập từ xa.
- Xem xét và giám sát nhật ký kiểm tra. Sử dụng Nhật ký kiểm tra tích hợp để theo dõi hoạt động của người dùng, theo dõi các thay đổi và duy trì sự giám sát trong toàn bộ nhóm phân phối của bạn.
Bảng ma trận quyền
Các quyền dựa trên vai trò kiểm soát những gì mỗi thành viên trong nhóm có thể xem và thực hiện trong QuickBooks Online.
| Quản trị viên công ty | Toàn quyền truy cập vào cài đặt, người dùng và tất cả dữ liệu tài chính |
| Người dùng chuẩn | Nhập và xem xét giao dịch dựa trên quyền được chỉ định |
| Chỉ báo cáo | Xem báo cáo tài chính mà không có khả năng chỉnh sửa |
| Chỉ theo dõi thời gian | Nhập thời gian và chi phí nhưng không thể truy cập các dữ liệu tài chính khác |
Ví dụ về các quyền dựa trên vai trò mà mọi người có thể đạt được với QuickBooks trực tuyến
Ví dụ trường hợp sử dụng
Một cơ quan tiếp thị có nhân viên ở ba thành phố sử dụng QuickBooks Online để hợp tác quản lý tài chính. Nhân viên kế toán ở Manchester nhập hóa đơn và đối chiếu các giao dịch. Người quản lý tài chính ở London xem xét và phê duyệt các mục sử dụng quyền dựa trên vai trò. Chủ đại lý theo dõi dòng tiền thông qua ứng dụng di động khi đi du lịch.
Vì tất cả dữ liệu được lưu trữ trong một hệ thống dựa trên đám mây nên không cần phải gửi bảng tính qua email, chờ tải tệp lên hoặc làm việc từ thông tin lỗi thời. Khi nhân viên kế toán cập nhật hóa đơn, người quản lý sẽ thấy sự thay đổi ngay lập tức.
Danh sách kiểm tra tích hợp
- Kết nối nguồn cấp dữ liệu ngân hàng để nhập giao dịch tự động
- Liên kết bộ xử lý thanh toán (ví dụ: PayPal, Stripe, Square) để theo dõi doanh thu
- Thêm tích hợp thương mại điện tử (ví dụ: Shopify, WooC Commerce, Amazon) nếu có
- Đồng bộ hóa các công cụ quản lý chi phí và thu thập biên lai
- Xác minh rằng dữ liệu đã nhập ánh xạ chính xác vào biểu đồ tài khoản của bạn
- Xác nhận tất cả các ứng dụng được kết nối đều sử dụng giao thức xác thực an toàn
- Lên lịch đánh giá thường xuyên các nhật ký hoạt động tích hợp và báo cáo lỗi
Thực tiễn tốt nhất và cạm bẫy
- Chỉ định thông tin đăng nhập riêng lẻ cho mọi thành viên trong nhóm thay vì chia sẻ thông tin đăng nhập
- Xem xét và cập nhật quyền bất cứ khi nào thành viên trong nhóm thay đổi vai trò hoặc rời đi
- Bật xác thực hai yếu tố cho tất cả người dùng xử lý dữ liệu tài chính
- Luôn cập nhật trình duyệt và hệ điều hành để duy trì tính bảo mật và khả năng tương thích
- Đào tạo nhân viên về cách sử dụng Nhật ký kiểm tra để theo dõi các thay đổi và xác định những khác biệt
Câu hỏi thường gặp về QuickBooks
QuickBooks Online khác với việc sử dụng QuickBooks Desktop từ xa như thế nào?
QuickBooks Online chạy hoàn toàn trên trình duyệt với dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ đám mây của Intuit. Nhiều người dùng có thể làm việc đồng thời với những thay đổi xuất hiện trong thời gian thực. QuickBooks Desktop yêu cầu cài đặt cục bộ trên mỗi máy tính và thường cần phần mềm máy tính từ xa hoặc dịch vụ lưu trữ của bên thứ ba để truy cập từ xa. Phiên bản dành cho máy tính để bàn yêu cầu chia sẻ tệp thủ công hoặc cấu hình mạng để nhiều người dùng truy cập, trong khi QuickBooks Online tự động xử lý việc này.
QuickBooks Online có an toàn cho công việc kế toán từ xa không?
Có, khi được cấu hình đúng cách. Intuit sử dụng mã hóa TLS tiêu chuẩn công nghiệp để bảo vệ dữ liệu khi truyền và khi lưu trữ. Nền tảng này bao gồm các quy trình đăng nhập an toàn, cập nhật bảo mật tự động và Nhật ký kiểm tra ghi lại tất cả hành động của người dùng. Để tăng cường bảo mật, các nhóm nên kích hoạt xác thực hai yếu tố, sử dụng mật khẩu mạnh, duy nhất và thường xuyên xem xét quyền truy cập.
Nhiều người có thể làm việc cùng lúc trong QuickBooks Online không?
Đúng. QuickBooks Online hỗ trợ nhiều người dùng truy cập đồng thời với các thay đổi được đồng bộ hóa theo thời gian thực trên tất cả các phiên. Các quyền dựa trên vai trò xác định những gì mỗi người dùng có thể xem hoặc chỉnh sửa, ngăn chặn những thay đổi xung đột và giảm nguy cơ vô tình sửa đổi dữ liệu.
Các nhóm từ xa có cần các công cụ phần mềm bổ sung để sử dụng QuickBooks Online không?
Không cần thêm phần mềm kế toán. QuickBooks Online chạy hoàn toàn trên trình duyệt web nên các nhóm chỉ cần thiết bị được hỗ trợ và kết nối Internet. Tuy nhiên, nhiều tổ chức triển khai các công cụ bảo mật bổ sung như trình quản lý mật khẩu để lưu trữ thông tin xác thực hoặc VPN để kết nối mạng an toàn như một phần trong chính sách làm việc từ xa rộng hơn của họ.
Nội dung này được trả tiền bởi các thương hiệu được chỉ định. Xu hướng Kỹ thuật số hợp tác chặt chẽ với các nhà quảng cáo để làm nổi bật các sản phẩm và dịch vụ của họ với độc giả của chúng tôi. Mặc dù bài viết này mang tính thông tin và không có ý kiến nhưng nó phản ánh quá trình kiểm tra thực tế kỹ lưỡng của nhóm chúng tôi để đảm bảo tính chính xác. Nhóm đối tác tận tâm của chúng tôi, không phải nhà quảng cáo bên ngoài, tự tạo ra tất cả nội dung có thương hiệu. Để biết thêm thông tin về cách tiếp cận của chúng tôi đối với nội dung có thương hiệu, hãy nhấp vào đây.
Nguồn DigitalTrend