Bài đăng này được mang đến cho bạn trong sự hợp tác trả phí với Sách nhanh.
Lập hóa đơn tự động sử dụng phần mềm để gửi, theo dõi và theo dõi hóa đơn một cách tự động.
Video được đề xuất
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, sự khác biệt là đáng kể. Khi hóa đơn bị gửi trễ, có sai sót hoặc nằm trong hộp thư đến của khách hàng mà không theo dõi, các khoản thanh toán sẽ chậm lại. Và điều đó gây áp lực thực sự lên dòng tiền hàng ngày.
Việc tự động hóa quy trình lập hóa đơn sẽ loại bỏ sự chậm trễ mà việc thanh toán thủ công tạo ra và mang lại cho doanh nghiệp một chu kỳ thanh toán đáng tin cậy hơn, có thể dự đoán được.
Làm thế nào doanh nghiệp có thể tự động hóa việc lập hóa đơn và thanh toán?
Lập hóa đơn tự động có nghĩa là sử dụng hệ thống thanh toán để xử lý công việc lặp đi lặp lại. Ví dụ: bạn có thể sử dụng phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ để tạo hóa đơn theo lịch, gửi cho khách hàng, theo dõi khi thanh toán chưa đến và cập nhật hồ sơ của bạn khi thanh toán đến. Nó nhanh chóng, nhất quán và không phụ thuộc vào việc ai đó nhớ nhấn “gửi”.
Những chiến thắng lớn nhất đến từ hai lĩnh vực. Đầu tiên, hóa đơn định kỳ – đối với các doanh nghiệp có khách hàng thường xuyên hoặc công việc theo kiểu đăng ký, những hóa đơn này sẽ tự động xuất hiện theo lịch trình đã định sẵn. Thứ hai, lời nhắc thanh toán tự động, nhắc nhở khách hàng trước và sau ngày đáo hạn mà bạn không cần phải viết một email tiếp theo nào. Cùng với nhau, hai tính năng này giúp giảm bớt sự chậm trễ trong thanh toán hơn hầu hết mọi điều khác mà một doanh nghiệp nhỏ có thể làm.
Dưới đây là cách đánh giá phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp nhỏ của bạn:
- Tìm kiếm chức năng hóa đơn định kỳ: Khả năng thiết lập các mẫu thanh toán gửi tự động theo lịch hàng tuần, hàng tháng hoặc tùy chỉnh cho khách hàng thường xuyên hoặc công việc trả trước.
- Tìm lời nhắc thanh toán tự động: Phần mềm thay mặt bạn gửi các thông báo trước hạn, đúng hạn và quá hạn cho khách hàng mà không cần bạn theo dõi thủ công.
- Tìm kiếm các tùy chọn thanh toán tích hợp: Nút “thanh toán ngay” được tích hợp trong hóa đơn, chấp nhận thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ và chuyển khoản ngân hàng để khách hàng có thể thanh toán ngay lập tức.
- Tìm kiếm theo dõi hóa đơn theo thời gian thực: Khả năng hiển thị xem hóa đơn đã được gửi, mở và thanh toán hay chưa, do đó bạn luôn biết vị trí của mỗi khoản thanh toán.
Tại sao việc lập hóa đơn chậm lại ảnh hưởng đến dòng tiền
Thời điểm lập hóa đơn có tác động trực tiếp đến thời điểm bạn được thanh toán. Nếu hóa đơn xuất trình muộn ba ngày thì rất có thể khoản thanh toán sẽ đến muộn ba ngày. Nhân con số đó lên hàng chục hóa đơn và bạn sẽ có khoảng cách giữa công việc bạn đã thực hiện và số tiền trong tài khoản của mình – và khoảng cách đó sẽ gây ra hậu quả.
Theo một Báo cáo năm 2025 từ Intuit QuickBookscác doanh nghiệp nhỏ có hóa đơn chưa thanh toán trung bình mỗi doanh nghiệp nợ hơn 17.000 USD. Các doanh nghiệp xử lý hóa đơn quá hạn có nhiều khả năng phải vật lộn với các vấn đề về dòng tiền và dựa vào thẻ tín dụng để trang trải chi phí. Họ cũng có nhiều khả năng trì hoãn việc tuyển dụng. Đây là những hoạt động thực sự liên quan đến mọi phần trong cách thức hoạt động của một doanh nghiệp.
Lập hóa đơn thủ công làm cho vấn đề trở nên tồi tệ hơn. Khi việc thanh toán phụ thuộc vào việc ai đó nhớ tạo, kiểm tra và gửi từng hóa đơn, mọi thứ sẽ không thành công. Một lần gửi bị lỡ có nghĩa là thanh toán bị chậm trễ. Một lần theo dõi bị lãng quên có nghĩa là một khách hàng không bao giờ có ý định trả tiền.
Mọi sự chậm trễ trong quá trình lập hóa đơn sẽ trở thành sự chậm trễ trong thu nhập của bạn. Đối với một doanh nghiệp nhỏ, điều đó có nghĩa là có ít tiền mặt hơn để trang trải tiền lương, vật tư và chi phí hàng ngày để duy trì hoạt động.
Những tính năng nào cải thiện tốc độ thanh toán
Ba điều luôn tạo nên sự khác biệt về tốc độ thanh toán hóa đơn: lời nhắc, tùy chọn thanh toán và khả năng hiển thị.
Lời nhắc tự động hoạt động
Trong hầu hết các trường hợp, việc thanh toán trễ không phải do khách hàng ác ý. Nhiều khả năng là họ thanh toán muộn vì bận và họ quên mất hóa đơn.
Lời nhắc đúng lúc trước ngày đáo hạn và lặp lại vài ngày sau đó sẽ làm tăng đáng kể cơ hội thanh toán đúng hạn. Doanh nghiệp không cần phải viết hoặc lên lịch những việc này một cách thủ công; một hệ thống lập hoá đơn tốt sẽ xử lý nó một cách tự động.
Các tùy chọn thanh toán dễ dàng giúp giảm thiểu sự chậm trễ.
Càng ít bước giữa khách hàng và thanh toán, họ sẽ hoàn thành nó càng nhanh.
Hóa đơn bao gồm liên kết “thanh toán ngay” trực tiếp – chấp nhận thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ và chuyển khoản ngân hàng – loại bỏ các bước bổ sung gây ra sự chậm trễ. Khi khách hàng có thể thanh toán trong vòng chưa đầy một phút từ điện thoại của họ, nhiều khả năng họ sẽ thực hiện việc đó ngay lập tức.
Theo dõi thời gian thực cho phép bạn kiểm soát
Việc biết hóa đơn đã được mở hay chưa sẽ thay đổi cách bạn phản hồi các khoản thanh toán trễ.
Nếu khách hàng không xem hóa đơn sau vài ngày, bạn nên gửi lại hóa đơn đó. Nếu họ đã xem nhưng chưa trả tiền thì bạn biết rằng việc theo dõi trực tiếp sẽ có ý nghĩa. Khả năng hiển thị đó giúp hóa đơn không bị nguội mà bạn không nhận ra.
Cách QuickBooks Trực tuyến hợp lý hóa việc lập hóa đơn
QuickBooks trực tuyến tập hợp toàn bộ quy trình lập hóa đơn ở một nơi: tạo hóa đơn, gửi hóa đơn, theo dõi, thu thanh toán và cập nhật sổ sách của bạn – tất cả mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ.
QuickBooks Online cũng bao gồm các tính năng được hỗ trợ bởi AI thông qua Intuit Assist, giúp phân tích hành vi thanh toán và giúp soạn thảo lời nhắc thông minh hơn. Theo dữ liệu của QuickBooks, các doanh nghiệp sử dụng lời nhắc do AI điều khiển thường được thanh toán nhanh hơn tới 5 ngày so với những doanh nghiệp gửi lượt theo dõi tiêu chuẩn. Trên hết, các hóa đơn định kỳ có bật tính năng thanh toán tự động sẽ được thanh toán với mức giá gấp ba lần so với những hóa đơn không có tính năng này – một trường hợp đơn giản để bật tính năng này ở bất cứ nơi nào nó được áp dụng.
Các tùy chọn thanh toán trong QuickBooks bao gồm thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ, chuyển khoản ngân hàng, Apple Pay, PayPal và Venmo, tất cả đều có thể truy cập trực tiếp từ hóa đơn. Và vì các khoản thanh toán được xử lý bên trong QuickBooks nên việc đối chiếu diễn ra tự động – không cần nhập dữ liệu thủ công.
Ví dụ: Lập hoá đơn hợp lý trong thực tế
Một nhà thiết kế web tự do làm việc với năm khách hàng trả trước hàng tháng, thiết lập mẫu hóa đơn định kỳ trong QuickBooks Online cho từng khách hàng.
Hàng tháng, vào cùng một ngày, mỗi hóa đơn sẽ tự động được gửi qua email kèm theo nút “Thanh toán ngay”. Intuit Assist gửi lời nhắc vài ngày trước ngày đến hạn và một lời nhắc khác nếu hóa đơn chưa được thanh toán.
Khi khách hàng thanh toán bằng thẻ hoặc chuyển khoản ngân hàng, giao dịch sẽ tự động được ghi lại và đối chiếu. Trang tổng quan của nhà thiết kế hiển thị trạng thái của mọi hóa đơn – đã gửi, đã xem, đã thanh toán hoặc quá hạn – theo thời gian thực mà không cần theo dõi thủ công.
Cách chọn hệ thống lập hóa đơn
Phần mềm lập hóa đơn phù hợp phải phù hợp với cách hoạt động thực tế của doanh nghiệp bạn. Sử dụng danh sách kiểm tra này để giúp bạn chọn nền tảng phù hợp:
- Thanh toán định kỳ: Nó có hỗ trợ gửi hóa đơn tự động theo lịch trình đã định không?
Tích hợp xử lý thanh toán: Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp từ hóa đơn mà không cần đăng nhập vào hệ thống riêng không?
Lời nhắc tự động: Bạn có thể tùy chỉnh thời gian và thông báo cũng như chúng có chạy mà không cần kích hoạt thủ công không?
Theo dõi hóa đơn: Bạn có thể xem nhanh trạng thái đã gửi, đã xem và đã thanh toán không?
Tích hợp kế toán: Dữ liệu thanh toán có tự động đồng bộ hóa với sách của bạn không?
Truy cập di động: Bạn có thể tạo, gửi và theo dõi hóa đơn từ điện thoại của mình không?
Khả năng mở rộng: Hệ thống có theo kịp khi danh sách khách hàng của bạn tăng lên mà không cần thêm thời gian của bạn không?
Nếu doanh nghiệp của bạn đã sử dụng phần mềm kế toán, cách đơn giản nhất là chọn các công cụ lập hóa đơn được tích hợp trên cùng một nền tảng. Việc thanh toán và ghi sổ kế toán trong một hệ thống sẽ loại bỏ sự trùng lặp và giảm nguy cơ sai sót.
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào doanh nghiệp có thể được thanh toán nhanh hơn?
Các bước hiệu quả nhất là gửi hóa đơn kịp thời, bao gồm liên kết thanh toán để khách hàng có thể thanh toán trực tiếp từ hóa đơn, thiết lập lời nhắc tự động cho các hóa đơn chưa thanh toán và cung cấp nhiều phương thức thanh toán. Việc thanh toán định kỳ cũng hữu ích – đối với những khách hàng có lịch trình thường xuyên, việc tự động gửi hóa đơn có nghĩa là họ luôn nhận được hóa đơn đúng hạn. Giao hàng đúng hạn giúp khả năng thanh toán đúng hạn cao hơn nhiều.
Lập hóa đơn tự động là gì?
Lập hóa đơn tự động là tính năng thanh toán dựa trên phần mềm xử lý việc tạo, gửi và theo dõi hóa đơn mà không cần nhập thủ công. Thay vì tự tạo từng hóa đơn và tự mình thực hiện các khoản thanh toán, hệ thống sẽ gửi hóa đơn theo lịch, tự động theo dõi khi các khoản thanh toán chưa đến và cập nhật hồ sơ của bạn khi chúng đến. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, nó loại bỏ một trong những phần tốn nhiều thời gian nhất khi điều hành doanh nghiệp và thay thế nó bằng một quy trình hoạt động ở chế độ nền – đáng tin cậy và nhất quán.
Nội dung này được trả tiền bởi các thương hiệu được chỉ định. Xu hướng Kỹ thuật số hợp tác chặt chẽ với các nhà quảng cáo để làm nổi bật các sản phẩm và dịch vụ của họ với độc giả của chúng tôi. Mặc dù bài viết này mang tính thông tin và không có ý kiến nhưng nó phản ánh quá trình kiểm tra thực tế kỹ lưỡng của nhóm chúng tôi để đảm bảo tính chính xác. Nhóm đối tác tận tâm của chúng tôi, không phải nhà quảng cáo bên ngoài, tự tạo ra tất cả nội dung có thương hiệu. Để biết thêm thông tin về cách tiếp cận của chúng tôi với nội dung có thương hiệu, bấm vào đây.
Nguồn DigitalTrend