Làm thế nào đại dịch đang buộc các doanh nghiệp đánh giá lại các hoạt động liên tục và làm việc từ xa của họ

0
45

Chiến lược để làm việc tại nhà là một phản ứng tỷ lệ hợp lệ đối với đại dịch (và nhiều kịch bản khắc phục thảm họa khác). Vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt là mặc dù một số nhân viên có thể và làm việc tại nhà, nhưng đại đa số nhân viên làm việc tại văn phòng don don, aren lề trang bị cho và có lẽ không nên. Do đó, thuốc chữa bách bệnh này đối với tình hình hiện tại cần được suy nghĩ kỹ lưỡng và xem xét thực tế trước khi các công ty tung ra toàn bộ lực lượng lao động của họ.

Trong hơn 20 năm, tôi đã làm việc với hàng ngàn doanh nghiệp về các kế hoạch liên tục tại nơi làm việc và 5 cân nhắc chính sau đây phải luôn được xem xét:

Thiết bị và kết nối

Nếu bạn là một người dùng máy tính xách tay, với gói di động và dữ liệu của công ty, bạn là người dùng di động và có thể làm việc tại nhà (hoặc bất cứ nơi nào). Nếu bạn là một nhân viên văn phòng ‘cổ điển, bạn có thể có một điện thoại bàn có phần mở rộng tổng đài hoặc DDI và máy tính để bàn – bạn không cài đặt để làm việc ở nhà.

Do đó, công ty cần xem xét liệu bạn có thể làm việc tại nhà hay không. Có một vài lựa chọn phổ biến:


i) Trang bị cho người dùng một máy tính xách tay thuộc sở hữu của công ty, được thiết lập bởi bộ phận CNTT

ii) Cho phép người dùng sử dụng các thiết bị của riêng họ và cung cấp quyền truy cập vào máy tính để bàn ảo

iii) Cho phép người dùng sử dụng các thiết bị của riêng họ để kết nối với máy tính để bàn làm việc của họ trong văn phòng

iv) Cho phép người dùng cài đặt các ứng dụng công việc trực tiếp trên thiết bị của họ (không được khuyến nghị)

Chúng giải quyết vấn đề điện toán nhưng không phải là thách thức kết nối mạng. Nếu bạn có băng thông rộng tại nhà thì nó không hợp lý để sử dụng nó, cùng với một công ty VPN. Nếu bạn không có băng thông rộng, thì doanh nghiệp cần phải mua nó hoặc trang bị cho nhân viên một chiếc điện thoại hoặc điện thoại Mify 4G / 5G.

Điều này dẫn đến câu hỏi rộng hơn về truyền thông. Có một số công cụ cộng tác và nhắn tin tuyệt vời (ví dụ: Microsoft Teams hoặc Slack) cũng bao gồm hội nghị video để cung cấp sự tương tác quan trọng của con người. Tuy nhiên, đối với vai trò của khách hàng, bạn sẽ cần xem xét cách truyền thông thoại có thể được phân phối từ xa. Nếu người dùng không có điện thoại di động của công ty, họ có thể sử dụng điện thoại nhà hoặc điện thoại di động cá nhân – nhưng điều này dẫn đến các vấn đề về hóa đơn cho các cuộc gọi công việc và bảo mật số cá nhân được chia sẻ với khách hàng.

Giải pháp tốt nhất là sử dụng a để sử dụng điện thoại mềm VoIP VoIP dựa trên đám mây sử dụng internet để thực hiện các cuộc gọi. Người dùng có thể thực hiện cuộc gọi trên máy tính xách tay của mình từ xa chỉ bằng tai nghe như thể họ đang ở trong văn phòng. Những người đã sử dụng chúng sẽ trải qua sự thất vọng của các cuộc gọi đôi khi chia tay. Nếu các cuộc gọi là nội bộ thì nó có thể chấp nhận được, nhưng đối với các cuộc gọi bên ngoài đến các máy khách thì nó không thể. Ngoài ra, nguy cơ của giọng nói qua mạng chất lượng kém sẽ tăng lên do việc sử dụng băng thông rộng tại nhà bổ sung.

Các ứng dụng

Nếu bạn đã giải quyết tất cả các vấn đề được liệt kê ở trên, giờ đây bạn có thể sử dụng máy tính để bàn và thực hiện và nhận cuộc gọi. Tuy nhiên, bạn có thể làm mọi thứ bạn cần không? Nhiều công ty sử dụng Office 365 và do đó, email, ứng dụng văn phòng và tài liệu dùng chung đều có thể được truy cập bằng kết nối internet.

Tuy nhiên, có một số lượng tốt các công ty vẫn sử dụng các ứng dụng cũ. Những người này có thể hoặc có thể giành chiến thắng trên mạng và do đó, các tùy chọn chi tiết ở trên thực sự cần một số suy nghĩ. Kết nối từ xa với một PC văn phòng có thể chạy ứng dụng cũ có thể là cách duy nhất, nhưng sau đó, bạn đã có một chút công việc chuẩn bị công nghệ và đào tạo người dùng để đưa vào kế hoạch phản hồi của bạn.

Công suất WFH

Hãy giả sử rằng 10-20% nhân viên thường làm việc tại nhà. Bây giờ bạn phải đối mặt với một kịch bản có thể là 50% (giả sử bạn đã chia văn phòng giữa nhà và nhân viên văn phòng) hoặc 100% nếu văn phòng đã đóng cửa. Công nghệ làm việc từ xa của bạn, (bộ định tuyến, tường lửa, VPN) có thể sẽ không được giới hạn cho khả năng đó. Tổ chức của bạn có cơ sở hạ tầng, băng thông mạng và giấy phép để cho phép bạn hỗ trợ số lượng người dùng không?

Bên ngoài phạm vi riêng của công ty bạn là mạng công cộng – cả internet và di động. Gần như tất cả các mạng truyền thông cá nhân và gia đình hoạt động trên cơ sở dự kiến. Chúng tôi đều chia sẻ năng lực có sẵn. Cách tốt nhất để suy nghĩ về điều này là giao thông đường cao tốc trong giờ cao điểm, nơi có rất nhiều người đi cùng một hướng cùng một lúc tạo ra các nút thắt cổ chai. Tốc độ và chất lượng sẽ bị ảnh hưởng nếu một tỷ lệ lớn dân số làm việc đều sử dụng kết nối băng thông rộng di động và gia đình cùng một lúc. Do đó, các lựa chọn trước đây của ứng dụng và giải pháp thoại cần xem xét yêu cầu băng thông và giảm thiểu điều đó bất cứ khi nào có thể.

Môi trường làm việc

Bạn có thể nhớ phóng viên BBC có đứa con nhỏ đang vui vẻ phá cổng một cuộc phỏng vấn trực tiếp! Trong trường hợp đó, anh ta thực sự có một văn phòng nơi anh ta làm việc tại nhà. Nhiều công nhân không có sự sang trọng của một văn phòng. Công nhân trẻ hơn ở các thành phố lớn có khả năng sống trong nhà ở chung.

Ban điều hành đưa ra quyết định về làm việc tại nhà sẽ có quan điểm dựa trên môi trường nhà riêng của họ. Đối với nhiều người, thực tế là rất khác nhau, làm việc trên bàn ăn tối, ngồi trên bếp, hoặc làm việc từ lòng của họ trên một khu định cư. Đây là OK cho vài giờ lẻ bắt kịp email sau bữa ăn tối, nhưng không phải trong tám giờ liên tục trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng.

Các công ty có nghĩa vụ về Sức khỏe và An toàn đối với nhân viên của họ, bất cứ nơi nào họ làm việc. Trong văn phòng, nhân viên có thể có ghế đặc biệt, thiết bị giảm thiểu RSI, màn hình chống bức xạ, v.v … Hầu hết nhân viên sẽ ở trong nhà, nhưng một số sẽ cần hỗ trợ vì vậy bạn nên xem xét tự đánh giá làm việc tại nhà đơn giản.

An ninh & Bảo mật

Cuối cùng, giả sử tất cả những điều trên có thể được khắc phục, có một câu hỏi cơ bản cần đặt ra – chúng ta có được phép làm việc tại nhà không? Kể từ khi đại dịch bùng phát cuối cùng vào giữa năm 00, chúng tôi đã có những đánh giá cơ bản về các quy định bảo mật dữ liệu (GDPR, PCI, v.v.). Chúng tôi cũng đã học được từ các vi phạm rằng dữ liệu phải tuân thủ và giám sát bất cứ nơi nào nó sống.

Một ví dụ tồi tệ nhất sẽ là một bài tập về nhà, sử dụng PC của chính họ; di động riêng; làm việc từ một khu vực chung trong một căn hộ chung; nói về và truy cập công ty, dữ liệu cá nhân và có lẽ. Phương pháp làm việc tại nhà này đơn giản là không được chấp nhận so với lợi ích.

Điều này đã áp dụng cho tất cả các nhân viên, nhưng đối với nhiều công ty, nó nhấn mạnh các vấn đề tiềm ẩn và các phương pháp thay thế được xem xét hoặc chức năng của họ bị đình chỉ. Một số lời khuyên chung cho bảo mật làm việc từ xa:

· Yêu cầu mật khẩu cho tất cả các thiết bị

· Kích hoạt MFA cho tất cả các ứng dụng

· Mã hóa tất cả các ổ đĩa cứng

· Khóa thiết bị nếu nhập mật khẩu không chính xác quá nhiều lần

· Tự động đăng xuất hoặc khóa thiết bị sau một thời gian không hoạt động

· Cho phép xóa từ xa hoặc xóa khả năng

Chính phủ đang lên kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo của phản ứng và các công ty đã ban hành kế hoạch kinh doanh liên tục của họ. Mặc dù làm việc tại nhà là một con đường mòn, nhưng thực tế đối với nhiều người là nó sẽ là ác quỷ trong chi tiết sẽ biến nó thành hiện thực – hoặc không.

Mike Ostern là Chủ tịch không điều hành tại Bảng dữ liệu



Nguồn TechRadar

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây

Comment moderation is enabled. Your comment may take some time to appear.