27 C
Ho Chi Minh City
Thứ Hai, Tháng Chín 20, 2021

Làm thế nào để đi không cần giấy tờ trong văn phòng nhà của bạn


Nếu mùa thuế của bạn có quá nhiều tranh cãi về giấy tờ, hãy xem xét vứt bỏ tủ hồ sơ của bạn và không cần giấy tờ. Mọi thứ bạn phải theo dõi cho IRS, bạn cũng có thể giữ kỹ thuật số.

Dưới đây là một số mẹo để số hóa tốt nhất, sao lưu và ném hồ sơ giấy của bạn một cách an toàn theo hướng có lợi cho kỹ thuật số. Bạn cũng có thể tìm thấy một danh sách đầy đủ các công cụ tốt nhất của Wirecutter cho một văn phòng tại nhà không giấy tờ ở đây.

Một ứng dụng quét di động có thể tạo ra các bản sao sạch có thể giải phóng bạn khỏi sự chuyên chế của các mẩu giấy vụn.

Gil Charney, giám đốc của Học viện Thuế tại H & R Block, cho biết, IRS sẽ chấp nhận các phiên bản kỹ thuật số điện tử của tài liệu với điều kiện là các tài liệu có thể truy xuất được và dễ đọc, do đó, một tài liệu được quét kém sẽ không đủ nếu các yếu tố quan trọng của tài liệu đó là không thể đọc được. Tiết lộ (Tiết lộ: Wirecutter khuyến nghị dịch vụ miễn phí của H & R Block trong hướng dẫn của chúng tôi về phần mềm thuế tốt nhất.)

Nhưng xem xét thông tin nhạy cảm mà bạn nắm bắt được cho mùa thuế, điều quan trọng là chọn một dịch vụ không có tài liệu nào khiến tài liệu của bạn gặp rủi ro. Chúng tôi khuyên dùng ứng dụng Scanbot Pro cho cả Android và iOS vì nó tạo ra các bản quét chất lượng tốt nhưng không truyền dữ liệu của bạn đến các máy chủ của chính nó.

Một lợi ích bổ sung của việc quét điện tử tài liệu của bạn là khả năng tìm tài liệu của bạn bằng từ khóa bằng cách sử dụng nhận dạng ký tự quang học (OCR) Một khi tôi quét tài liệu từ giấy, tôi bật nhận dạng văn bản để khi tôi tìm kiếm nó, tôi không chỉ tìm kiếm tài liệu nhưng đối với bất kỳ yếu tố nào của tài liệu tôi có thể nhớ lại, ông Charney nói.

Nếu bạn có một đống tài liệu lớn hơn mà bạn cần phải vượt qua, hãy xem xét việc mua một máy quét tài liệu di động như Wirecutter được đề nghị Brother ADS-1250W, nhỏ hơn một chút so với chiều rộng của máy tính xách tay tiêu chuẩn. Nó cung cấp nhận dạng văn bản khá chính xác, có bộ nạp tài liệu tự động và hoạt động đáng tin cậy với Wi-Fi, do đó, bạn không phải kết nối nó với máy tính hoặc mạng của bạn.

Một theo dõi quan trọng để quét là loại bỏ bất kỳ giấy tờ nào để giảm nguy cơ bị đánh cắp danh tính, trong đó thấy các báo cáo gian lận gia tăng trong năm 2018, theo Kết quả của Ủy ban Thương mại Liên bang. Trong số 10 máy hủy tài liệu chúng tôi đã thử nghiệm, Yêu thích của Wirecutter có thể mất tới 10 trang cùng một lúc. Đối với hầu hết mọi người, mô hình cắt chéo hoạt động tốt, nhưng nếu bạn có tài liệu đặc biệt nhạy cảm, máy hủy tài liệu vi mô khiến cho việc ghép giấy lại gần như không thể.

Để làm cho việc nộp đơn dễ dàng hơn vào năm tới, hãy nhớ lưu hồ sơ chi phí của bạn khi bạn đi. Mike Crabtree, CPA và đối tác tại Boulay, một công ty tư vấn tài chính ở Eden Prairi, Trin., Cho biết, Điều tôi luôn nói với mọi người là chọn một ngăn kéo trong nhà và đặt tất cả đồ đạc của bạn ở đó để bạn có tất cả một nơi. Phiên bản mới đó sẽ mở ra một tệp trong máy tính của bạn và tải mọi thứ trong đó trong suốt cả năm khi bạn nhận được chúng. Tôi nghĩ chìa khóa chỉ là có mọi thứ ở một nơi thay vì phải cố gắng theo dõi mọi thứ.

Ông Charney khuyên bạn nên tạo một thư mục theo năm tính thuế nhưng ngoài việc sử dụng bất kỳ hệ thống nào phù hợp với bạn để bạn có thể dễ dàng truy xuất tài liệu khi cần.

Chỉ cần đảm bảo sao lưu tài liệu của bạn ở nhiều nơi. Ransomware có thể giữ con tin tập tin máy tính. Mất điện có thể làm cho các ổ đĩa đám mây không thể truy cập. Nếu bạn có hai hình thức lưu trữ, một hình thức có thể hoạt động không an toàn cho hình thức kia. Chúng tôi khuyên bạn nên sao lưu tài liệu của mình trên đám mây và trên ổ cứng. Wirecutter có năm khuyến nghị ổ cứng để chọn, tùy thuộc vào khối lượng dữ liệu bạn thường xuyên sao lưu và tần suất bạn muốn di chuyển nó.

Ông Crabtree sử dụng ổ đĩa flash cho lợi nhuận cá nhân của mình ngoài việc tiết kiệm ổ đĩa sao lưu. Chỉ trong trường hợp máy tính của tôi gặp sự cố hoặc một cái gì đó, nó là loại bảo hiểm. Nó nói một vành đai và các loại treo, điều ông nói.

Một cách khác để bạn có thể sao lưu máy tính của bạn Ổ cứng của bạn là trả tiền cho phần mềm hàng tháng chạy trong nền và lưu các tệp của bạn ở một vị trí riêng biệt. Wirecutter khuyến nghị Backblaze, dễ cài đặt, bắt đầu chạy ngay lập tức trên cả Mac và Windows và thực hiện khá tốt trong các bài kiểm tra tốc độ.

Bạn cũng có thể lọc các tập tin cũ hơn. Lisa Greene-Lewis, CPA và chuyên gia thuế cho TurboTax, cho biết, Nói chung, bạn nên giữ hồ sơ thuế của mình trong ba năm. (Tiết lộ: Wirecutter khuyến nghị TurboTax Deluxe trong hướng dẫn của chúng tôi về phần mềm thuế tốt nhất.)

Ông Crabtree đề nghị lưu giữ hồ sơ trong tối đa bảy năm trong trường hợp bạn có thu nhập không đáng kể mà IRS có thể đạt được sau đó. Cua Chúng tôi cũng khuyên bạn nên giữ lại lợi nhuận mãi mãi, ông Crabtree nói.

Mặc dù những thay đổi đối với luật thuế liên bang đã loại bỏ nhu cầu khấu trừ từng khoản cho hầu hết mọi người, nhưng bạn không nhất thiết phải từ bỏ việc lưu giữ hồ sơ về những gì bạn chi tiêu trong năm 2019.

Bạn có thể giữ bản sao kỹ thuật số trong hồ sơ kinh doanh hoặc hồ sơ cá nhân của mình, vậy tại sao không giữ chúng? Ông cũng chỉ ra rằng một số tiểu bang cho phép các khoản khấu trừ từng khoản trong lợi nhuận của tiểu bang. Trong suốt một năm khi bạn có thể phát sinh những chi phí này, bạn sẽ không nhất thiết phải biết cho đến cuối năm nếu bạn có thể chia thành từng khoản hay không.

Một cách dễ dàng để theo dõi khi bạn đi là sử dụng ứng dụng ngân sách chi phí thấp, chẳng hạn như Wirecutter-khuyên bạn cần một ngân sách, có thể theo dõi tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng của bạn đồng thời giúp bạn bám sát mục tiêu tiết kiệm của mình.

Và hãy nhớ rằng giống như bạn có thể giữ các giấy tờ có giá trong két an toàn trong nhà, bạn nên bảo mật tài liệu của mình trực tuyến bằng cách thực hành bảo mật kỹ thuật số tốt. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng bạn đã giữ cho họ biết rằng bạn có mật khẩu an toàn, đã giải thích cho bà Greene-Lewis. Chúng tôi đề nghị LastPass và 1Password để giữ mật khẩu của bạn an toàn.

Đăng ký Bản tin hàng tuần của Wirecutter và nhận được khuyến nghị mới nhất của chúng tôi mỗi Chủ nhật.

Một phiên bản của bài viết này xuất hiện tại Wirecutter.com.



Nguồn The NewYork Times

Bài viết liên quan

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây

Bài viết mới nhất

Kết nối với chúng tôi

333Thành viênThích
201Người theo dõiTheo dõi

Quảng cáo