Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), việc chuyển sang làm việc kết hợp mang lại cả sự tự do lẫn xung đột. Giờ đây, nhân viên mong muốn được làm việc ở bất cứ đâu — tại nhà, văn phòng, xe van, phòng chờ sân bay hoặc quán cà phê — nhưng việc đáp ứng những kỳ vọng đó với nguồn lực hạn chế sẽ gây ra rất nhiều căng thẳng cho tổ chức. May mắn thay, một làn sóng mới về công nghệ được điều khiển bởi AI, được cá nhân hóa đang tạo ra một sân chơi bình đẳng. Bằng cách giảm thiểu xung đột giữa các địa điểm, công nghệ được cá nhân hóa giúp các nhóm duy trì kết nối cho dù họ làm việc ở đâu.
Eric Yu, SVP phụ trách Phân khúc doanh nghiệp vừa và nhỏ toàn cầu của Lenovo, cho biết: “Đối với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, công việc kết hợp có thể giống như tung hứng hàng chục hệ thống cùng một lúc”. “Các thiết bị hỗ trợ AI giúp đơn giản hóa sự phức tạp đó.”
Yu không nói về chủ nghĩa tương lai xa vời. Anh ấy nêu bật các công cụ đã tồn tại: máy tính xách tay tự động ghi lại cuộc họp, PC thực hiện tối ưu hóa được cá nhân hóa dựa trên quy trình làm việc và các thiết bị dự đoán nhu cầu của người dùng dựa trên hành vi được quan sát. Đây không còn là những tính năng dành riêng cho người dùng thành thạo nữa mà chúng đang trở thành những tính năng cần thiết để hỗ trợ cộng tác, nâng cao năng suất và đảm bảo tính bảo mật.
Đơn giản hóa quy trình làm việc với các thiết bị thông minh
Quản lý nhóm kết hợp thường có nghĩa là quản lý một loạt ứng dụng, tệp dùng chung và công cụ giao tiếp. Máy tính được hỗ trợ bởi AI giúp hợp lý hóa quy trình công việc bằng cách biến các hành động lặp đi lặp lại thành hiệu quả tự động. Ví dụ: một trong những khách hàng bán lẻ nhỏ của Lenovo hiện sử dụng thiết bị hỗ trợ AI để ghi lại và tóm tắt các cuộc gọi bán hàng trong thời gian thực. Kết quả? Yu nói: “Hồi lại hàng giờ mỗi tuần để tập trung vào khách hàng thay vì quản trị viên”.
PC AI được tích hợp các mô hình ngôn ngữ tự nhiên và trí thông minh trên thiết bị có thể giúp nhân viên tìm tệp, soạn email và sắp xếp cấu trúc. Không còn phải chuyển đổi giữa các chương trình nữa — chỉ có công nghệ liền mạch hoạt động ngầm chứ không gây cản trở.
Ngoài sự tiện lợi, các thiết bị này còn cải thiện độ chính xác. Các công cụ AI xác minh các phép tính để giảm thiểu lỗi của con người, đánh dấu sự không nhất quán và quản lý các cập nhật định kỳ trong thời gian thực. Kết quả là ít sai sót gây tốn kém hơn và thời gian xử lý được cải thiện giữa các phòng ban.
Cá nhân hóa thúc đẩy sự hợp tác và sự hài lòng
Công nghệ tiêu chuẩn hóa có thể phù hợp với các doanh nghiệp có bộ phận CNTT lớn, nhưng SMB phát triển nhờ tính linh hoạt. Các thiết bị được cá nhân hóa được tùy chỉnh theo vai trò và phong cách làm việc của từng cá nhân mang lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên, từ đó dẫn đến kết quả đầu ra được cải thiện.
Yu cho biết: “AI đang giúp các SMB cộng tác tự nhiên hơn bằng cách xóa bỏ các rào cản trong giao tiếp”. Máy tính AI mới nhất của Lenovo hỗ trợ các tính năng như phiên âm theo thời gian thực, dịch ngôn ngữ và cài đặt quy trình làm việc được cá nhân hóa. Cho dù đó là những người sáng tạo thuộc Thế hệ Z tạo ra nội dung hay những nhân viên có kinh nghiệm hơn đang quản lý dự án, PC Lenovo đều có các công cụ để điều chỉnh theo nhu cầu cá nhân của họ.
Tác động là đáng chú ý trong các đội khác nhau. Thay vì áp đặt phần mềm thống nhất cho các phòng ban, PC AI học hỏi và thích ứng với cách mọi người làm việc. Điều này giải quyết một vấn đề lớn trong việc tạo ra giao tiếp kết hợp toàn diện và cho phép các nhóm không bị lỡ nhịp.
Ngoài ra, việc cá nhân hóa giúp giảm thời gian và thách thức khi triển khai. Những người mới được tuyển dụng sẽ bắt kịp tốc độ nhanh hơn khi thiết bị của họ điều chỉnh theo lộ trình học tập, công cụ ưa thích của mỗi người và thói quen giao tiếp của họ.
Bảo mật mà không gây sốc nhãn dán
Đạt được tính linh hoạt không có nghĩa là bạn phải thỏa hiệp với các tính năng khác, chẳng hạn như bảo mật, nhưng đối với nhiều SMB, ngân sách eo hẹp và đội ngũ tinh gọn khiến cho khả năng bảo vệ nâng cao dường như nằm ngoài tầm với. Theo Yu, điều đó không nhất thiết phải như vậy.
Ông nói: “Phương pháp tiếp cận nhiều lớp giúp bảo vệ khỏi các cuộc tấn công từ phần mềm độc hại và cấp độ phần sụn. Lenovo ThinkShieldmột bộ bảo mật được tích hợp trên danh mục Think của Lenovo, bao gồm xác thực sinh trắc học, lưu trữ được mã hóa và quy trình khởi động an toàn — tất cả đều mang lại khả năng bảo vệ cho người lao động kết hợp.
Điều tuyệt vời nhất là những tính năng này được đưa vào các thiết bị có giá dành cho SMB.
Và vì các tính năng AI được tích hợp vào chính thiết bị và không phụ thuộc vào máy chủ bên ngoài nên các tổ chức có thể duy trì quyền kiểm soát tốt hơn đối với dữ liệu nhạy cảm, ngay cả khi nhân viên làm việc từ xa. Điều đó đặc biệt quan trọng đối với các SMB hoạt động trong các ngành được quản lý và/hoặc các công ty xử lý thông tin tài chính hoặc thông tin nhận dạng cá nhân (PII) của khách hàng.
Công nghệ phù hợp với bạn
Không giống như các thiết lập chắp vá phải chịu áp lực, các thiết lập được cá nhân hóa sẽ mở rộng quy mô với SMB. PC AI, khi kết hợp với đế cắm thông minh, phụ kiện mô-đun và công cụ quản lý dựa trên đám mây, sẽ tạo ra một hệ sinh thái không gian làm việc có khả năng thích ứng với sự thay đổi và tăng trưởng.
Yu giải thích: “Cho dù đó là nhà thiết kế thêm màn hình phụ hay nhân viên từ xa kết nối thông qua một đế cáp đơn, những công cụ này đều mang lại trí thông minh cho mọi ngóc ngách của không gian làm việc”.
Mục tiêu là cung cấp cả giải pháp linh hoạt và phù hợp với tương lai. Việc cho phép AI thực hiện những công việc nặng nhọc cho phép SMB tập trung vào các hoạt động mở rộng quy mô và không phải đại tu hệ thống của họ sáu tháng một lần.
Điều đó bao gồm việc lập kế hoạch cho sự tăng trưởng phân tán. Với việc ngày càng nhiều công ty mở rộng theo các múi giờ và dựa vào các nhóm gần bờ hoặc ngoài khơi, các thiết bị hỗ trợ AI có thể thống nhất trải nghiệm cho các nhóm không bao giờ có thể chia sẻ cùng một văn phòng thực tế.
Trao quyền cho nhân viên làm việc theo cách của họ
Yu rất lạc quan về hướng đi của AI được cá nhân hóa: “AI đang làm cho công nghệ trở nên cá nhân hơn, tìm hiểu cách mỗi người làm việc và thích ứng theo thời gian thực”.
Điều đó có thể có nghĩa là một ứng dụng gợi ý tông màu phù hợp cho email, mở các công cụ có liên quan dựa trên ngữ cảnh hoặc tối ưu hóa cài đặt màn hình cho nhà thiết kế đồ họa. Thế hệ PC mới này mang đến sự hỗ trợ trực quan mà không làm giảm hiệu suất.
Yu nói: “Khi công nghệ giống như một đối tác hiểu bạn chứ không phải một hệ thống để quản lý, đó là lúc AI thực sự trở nên có sức mạnh”.
Trong một thế giới lai, mỗi ngày đều mang đến những thách thức mới. Từ cài đặt đến lịch trình, việc tận dụng các công cụ tự tối ưu hóa và đáp ứng là nhiệm vụ quan trọng.
Những nhân viên được trao quyền có nhiều khả năng duy trì sự gắn kết, chủ động và đổi mới. Trong thị trường lao động eo hẹp, việc cung cấp mức độ hài lòng này là lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp nhỏ vốn phải thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu.
Sự đổi mới có thể tiếp cận được cho tất cả mọi người
Một trong những quan niệm sai lầm lớn nhất về AI và cá nhân hóa là nó đắt tiền. Cách tiếp cận của Lenovo hoàn toàn phá vỡ giả định đó.
Thông qua mô hình thiết bị dưới dạng dịch vụ (DaaS), SMB có thể kết hợp phần cứng, phần mềm và hỗ trợ vào chi phí hàng tháng có thể dự đoán được. Thay vì phải trả trước các khoản chi phí cho cơ sở hạ tầng tốn kém, các SMB có thể dần dần áp dụng PC và dịch vụ AI — mở rộng quy mô công cụ của họ theo tốc độ kinh doanh của họ.
Yu nói: “Những thiết bị này cung cấp một điểm khởi đầu thực tế cho kỷ nguyên AI. Và đối với các SMB cân bằng giữa đổi mới với hạn chế về ngân sách, điểm đầu vào đó có thể tạo ra sự khác biệt.
Khả năng tiếp cận chỉ là một lợi ích – nó cũng làm giảm rủi ro. SMB có thể thử nghiệm công nghệ mới mà không phải lo lắng về đầu tư vốn dài hạn. Nếu quy trình công việc thay đổi hoặc các nhóm thay đổi, họ có thể xoay vòng mà không bị ảnh hưởng về mặt tài chính.
Đối với các SMB đang điều hướng công việc kết hợp, AI và cá nhân hóa cung cấp một cách để hợp nhất các quy trình làm việc từ xa và trực tiếp, hợp lý hóa các hoạt động hàng ngày của họ và trao quyền cho lực lượng lao động của họ để thực hiện công việc hiệu quả từ mọi nơi.
Nhờ các giải pháp có thể truy cập, có thể mở rộng từ các công ty như Lenovo, SMB không phải chờ đợi. Chúng sẵn có và phát triển cùng với hoạt động kinh doanh mà nó hỗ trợ.
Tìm hiểu thêm về cách công nghệ của Lenovo đang hỗ trợ các SMB trong môi trường làm việc kết hợp.
Nguồn DigitalTrend